Was passiert, wenn Sie buchen
Diagramm des Systems Was passiert, wenn Sie buchen: 6 Schritte
Schritte
- Buchungsformular: Sie wählen einen Termin und sagen uns, was Sie automatisieren möchten.
- Kalendereintrag: Das Gespräch steht mit Videolink in beiden Kalendern.
- Benachrichtigung ans Team: Wir erfahren innerhalb einer Minute von der Buchung.
- CRM-Eintrag: Name, Firma und Thema werden an einer Stelle gespeichert.
- Vorbereitetes Briefing: Eine kurze Zusammenfassung zu Thema und Firma wird für uns vorbereitet.
- Vor dem Gespräch gelesen: Wir lesen die Zusammenfassung vor dem Gespräch, so beginnt es mit Ihrer Frage.
Eine Buchung löst 5 Schritte aus, das Briefing steht vor dem Gespräch
Das Problem
Dieses Problem ist unser eigenes. Ein Erstgespräch ist seine 30 Minuten nur wert, wenn es beim Problem des Besuchers beginnt. Ohne System hieß jede Buchung dieselbe Handarbeit: Daten aus der Kalendereinladung kopieren, den Kontakt im CRM anlegen, per E-Mail nachfragen, worum es geht, die Antwort fünf Minuten vorher lesen und die Hälfte vergessen. Bei rund 15 Minuten pro Buchung ist das wenig, aber genau diese Kleinigkeit fällt an vollen Tagen weg, und dann beginnt das Gespräch mit Vorstellungsrunde statt mit der Arbeit. Außerdem sollte das erste Deployed-System auf dieser Website eines sein, das Sie selbst testen können.
Das System
Das Buchungsformular auf dieser Website ist eine Terminseite von Google Calendar, die erst nach Ihrem Klick lädt. Sie hat ein Textfeld: was Sie automatisieren oder bauen wollen. Bei der Buchung legt Google den Kalendereintrag für beide Seiten an. Ein n8n-Workflow greift den neuen Termin auf, benachrichtigt unser Team in Slack und legt in HubSpot den Kontakt und einen Deal an oder aktualisiert sie, mit Ihrem Text. Dann liest Claude Ihre Beschreibung und schreibt ein kurzes Briefing: worum es vermutlich geht, welche Tools wahrscheinlich beteiligt sind, welche Fragen zuerst kommen. Das Briefing hängt am CRM-Eintrag und wird am Abend vor dem Gespräch in Slack gepostet.
Was es heute leistet
Jede Buchung durchläuft dieselben fünf Schritte in unter 2 Minuten Maschinenzeit, keiner davon von Hand. Unser Team bekommt eine Slack-Nachricht pro Buchung und ein Briefing pro Gespräch. Schlägt ein Schritt fehl, wiederholt n8n ihn und postet den Fehler danach in denselben Kanal, damit ein kaputter Workflow keine Buchung still verliert. Sie können das Ganze prüfen: Termin buchen und die Bestätigung kommen sehen.
Wo die KI prüft und wo sie entscheidet
| Schritt | Wer entscheidet |
|---|---|
| Was ins Briefing kommt: die wahrscheinlichen Tools, die offenen Fragen, ihre Reihenfolge | KI entscheidet |
| Ob das Gespräch stattfindet, verschoben oder abgesagt wird, und alles, was darin gesagt wird | Eine Person entscheidet |