Deal gewonnen in HubSpot, Projekt startklar in ClickUp

Jeder gewonnene Deal hat wenige Minuten später seinen Kundenordner und eine Liste pro Produkt in ClickUp, ohne dass jemand ihn anlegt

Ergebnisse

• Jeder gewonnene Deal hat innerhalb von Minuten seinen Kundenordner und eine Liste pro Produkt in ClickUp, ohne dass jemand ihn anlegt.
• Zeit wird vom ersten Tag an auf das Produkt erfasst, zu dem sie gehört, sodass der Aufwand pro Produkt ein Bericht ist und keine Schätzung.
• Die Übergabe, die in vollen Wochen liegen blieb, läuft am Freitagabend genauso wie am Dienstagmorgen.
• 20 Personen in einem HubSpot mit Dashboards über rund 300 Unternehmen, und für diesen Teil war keine KI nötig.

Ausgangslage

Der Vertrieb schloss Deals in HubSpot ab, die Lieferung lief in ClickUp, und dazwischen saß ein Mensch. Für jeden neuen Kunden legte jemand den Ordner an, schaute nach, welche Produkte am Deal hingen, legte pro Produkt eine Liste an und kopierte die Vorlage für die Zeiterfassung hinein. Klicks, die Zeit kosteten und liegen blieben, wenn die Woche voll war, sodass eine Liste keine Vorlage hatte, ein Produkt vergessen wurde oder der Ordner zwei Tage nach dem Kick-off entstand.

Lösung

• Wir haben einen Zapier-Flow mit 8 Schritten gebaut, der in HubSpot beobachtet, wann ein Deal die Abschlussphase erreicht, und seine Line Items liest.
• Wir legen den Kundenordner in ClickUp an und gehen die Produkte einzeln durch, mit einer Pause, damit ClickUp jede Anfrage annimmt.
• Jedes Produkt, das Lieferarbeit braucht, bekommt eine Liste aus seiner Vorlage, die Aufgaben für die Zeiterfassung schon darin; eine Lizenz allein bekommt keine.
• Die in diesen Listen erfasste Zeit fließt zurück auf den Unternehmenseintrag in HubSpot, sodass Vertrieb und Lieferung dieselben Zahlen lesen.
• Eine Person entscheidet weiterhin, wann ein Deal gewonnen ist, welche Produkte daran hängen und jede Aufgabe in den Listen.