Rechnungsmonitor
Diagramm des Systems Rechnungsmonitor: 6 Schritte
Schritte
- Rechnung kommt an: Eine Lieferantenrechnung kommt als PDF-Anhang an.
- Liest das PDF: Lieferant, Betrag, Datum und Bestellnummer werden aus dem PDF gelesen.
- Ordnet die Bestellung zu: Die Rechnung wird der Bestellung in der Ausgabentabelle zugeordnet.
- Betrag weicht ab?: Der Betrag wird mit der Bestellung verglichen.
- Vorerfasst: Eine passende Rechnung wird erfasst und liegt zur Freigabe bereit.
- Fragt eine Person: Eine Person wird gefragt, bevor etwas erfasst wird.
Jede Rechnung gegen ihre Bestellung geprüft; ab 2 % Abweichung an eine Person
Das Problem
Lieferantenrechnungen kommen als PDF in ein gemeinsames Postfach. Jemand öffnet jede, sucht die passende Bestellung, vergleicht den Betrag und trägt die Rechnung in die Ausgabentabelle oder die Buchhaltung ein. Bei 10 bis 15 Minuten pro Rechnung verbringt ein Unternehmen mit 40 Rechnungen pro Woche etwa einen Arbeitstag damit, den größten Teil mit Rechnungen, die schlicht stimmen. Gefährlich sind die wenigen, die nicht stimmen: ein geänderter Preis, eine Menge, die nicht passt, ein Duplikat. Genau die rutschen durch, wenn der Stapel am höchsten ist. Diese Demo zeigt das Muster, das wir dafür empfehlen.
Das System
Gmail ist der Auslöser: eine neue E-Mail mit PDF-Anhang unter dem Label Rechnungen. Claude liest das PDF und zieht Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Gesamtbetrag heraus. Der n8n-Workflow sucht die passende Bestellung in einem Google Sheet, nach Lieferant und Bestellnummer. Liegt der Gesamtbetrag innerhalb von 2 % der Bestellung, wird die Rechnung vorerfasst: eine Zeile in der Ausgabentabelle mit verlinkter Datei, markiert als vom System geprüft. Weicht der Betrag um mehr als 2 % ab, fehlt die Bestellung oder gab es die Rechnungsnummer schon, stoppt der Workflow und postet die Rechnung mit Begründung und beiden Beträgen nebeneinander in Slack. Von dort gibt eine Person frei, lehnt ab oder korrigiert.
Was es heute leistet
In der Demo wird jede Rechnung ohne eine Person gelesen und zugeordnet, und die angehaltenen warten in Slack mit dem Grund. Das System zahlt und bucht nichts: Es bereitet die Zeile vor, und erst die Freigabe der Person schreibt sie. Die 2 %-Schwelle, das Label und die Tabelle sind Einstellungen. Die Tabelle gegen ein Buchhaltungstool mit API zu tauschen ist bei Kunden meist die erste Änderung.
Wo die KI prüft und wo sie entscheidet
| Schritt | Wer entscheidet |
|---|---|
| Das PDF lesen und einer Bestellung zuordnen, wenn die Beträge innerhalb von 2 % übereinstimmen | KI entscheidet |
| Jede abweichende Rechnung, jedes Duplikat, jeder unbekannte Lieferant und jede Zahlung | Eine Person entscheidet |