HubSpot-Einführung mit ClickUp-Automationen
Diagramm des Systems HubSpot-Einführung mit ClickUp-Automationen: 4 Schritte
Schritte
- Deal-Phase ändert sich: Ein Deal wechselt in eine neue Phase der Pipeline.
- Aufgabe angelegt: Die zuständige Person erhält eine Aufgabe mit den Deal-Details.
- Dashboard aktualisiert: Das Team-Dashboard zeigt die neuen Zahlen an.
- 20 Nutzer, eine Sicht: Alle sehen dieselbe Pipeline, ohne nachfragen zu müssen.
20 Nutzer in einem HubSpot, Dashboards über 300 Unternehmen
Das Problem
Ein Team von 20 Personen bei einem Softwareunternehmen hielt seine Kundeninformationen an drei Orten: in einer geteilten Tabelle, in einzelnen Postfächern und in einem Projekttool. Welcher Kunde welchen Vertrag hatte, wer zuständig war und was versprochen wurde, wusste, wer zuletzt mit ihm gesprochen hatte. Reporting hieß ein Nachmittag Kopieren: Zahlen pro Person und pro Kunde, jeden Monat von Hand zusammengestellt und jeden Monat angezweifelt, weil zwei Tabellen nicht übereinstimmten. Eine Übergabe zwischen Account Managern dauerte Tage, weil die Historie aus E-Mails rekonstruiert werden musste.
Das System
HubSpot wurde die eine Akte: ein Unternehmen pro Kunde, Kontakte und Deals daran, Properties, die so heißen, wie das Team über einen Kunden spricht (Vertragsart, Verlängerungsdatum, Zuständige, Zustand). Jeder Nutzer bekam eine Ansicht und eine Pipeline, die sich auf einen Blick lesen lässt. Die Automationen verbinden HubSpot mit ClickUp: Erreicht ein Deal eine Phase, legt ClickUp den Kundenordner und die Onboarding-Aufgaben mit der richtigen Zuständigkeit an, und die in ClickUp erfasste Zeit fließt zurück auf den Unternehmenseintrag. Dashboards in HubSpot decken rund 300 Unternehmen ab: Umsatz und Kundenzahl pro Person, Umfragewerte pro Kunde, und wer seit 30 Tagen nicht kontaktiert wurde.
Was es heute leistet
20 Nutzer arbeiten in einem System mit einer Sicht auf jeden Kunden. Der Monatsbericht, der einen Nachmittag kostete, ist ein Dashboard, das jeden Morgen aktuell ist. Eine Übergabe ist ein Wechsel der Zuständigkeit am Unternehmenseintrag; die Historie kommt mit. Ein neuer Kunde hat seinen ClickUp-Ordner und seine Aufgaben eine Minute, nachdem der Deal die Phase gewechselt hat, ohne dass jemand daran denken muss. Keine KI in diesem System: reine Workflows, mehr war nicht nötig.
Wo die KI prüft und wo sie entscheidet
| Schritt | Wer entscheidet |
|---|---|
| Welcher Ordner und welche Aufgaben beim Phasenwechsel entstehen, welche Dashboard-Zeilen sich ändern | Der Workflow entscheidet, ohne KI |
| Jeder Phasenwechsel selbst, jede Zuständigkeit, jede Zahl, die ein Kunde sieht | Eine Person entscheidet |